Profesyonel Bir E-Posta Hazırlarken Nelere Dikkat Etmelisiniz?

Mektupların yerini e-postaların aldığı bilişim çağında bir e-posta hazırlamak kolay bir iş değildir. Nitekim e-postayı hazırlarken sık elemek gerekiyor. Bundan dolayı belli bir metod ve yönteme göre yazılması gerekiyor. Genel hatları ile bu metod ve yöntemleri şöyle belirleyebiliriz.

Kime Yazdığınızı İyi Düşünün

E-postayı kime yazdığınız bu noktada ilk sırada yer edinir. Nitekim resmi bir yazımı olacak yoksa özel bir yazımı olacak bunu belirlemelisiniz. Özel yazılarda genelde kişiye hitap edecek özel isimleri tercih etmeniz sizin yararınıza olur. Resmi kişilere hitap şeklinizde ise varsa unvan ve lakaplarını kullanmalısınız.

Daha sonra metnin akışına göre resmi yazışmalarda söz öbeklerine yer vermeniz itibarınızı arttırabilir. Bunun dışında özel yazışmalarda ise samimi bir aksan kullanmanız aranızdaki mesafe açısında ilişkinizi kuvvetlendirebilir.

Fazla Uzatmamak Gerekir Etkili bir e-postanın belki de en önemli özelliği yerli yerinde fazla uzatmadan yazılmasıdır. Bunun için cümlelerinizi iğneden ip geçirir gibi özenle seçmelisiniz. Ayrıca anlatmak istediğiniz şeyleri kısa cümleler kullanarak aktarmalısınız. Bir cümle içerisinde on ikiyi aşkın kelime kullanmanız e-postanın anlaşılmasını zorlaştıracaktır. Bundan dolayı ideal kelime ortalaması maksimum dokuzu geçmemelidir.

Giriş-Gelişme-Sonuç

Yazacağınız e-postanın en önemli metotlarından biri de giriş, gelişme ve sonuç bölümünden oluşması olacaktır. Giriş bölümünü yazarken dikkat etmeniz temel nokta bu e-postayı neden yazdığınızı özetlemek olmalıdır. Ayrıca oldukça kısa tutulmalıdır giriş kısmı. Gelişme kısmında ise anlatmak istediğiniz olayı tamamen eksiksiz anlatmalısınız.

Metin boyutu olarak giriş kısmından daha fazla kelimeyi kapsayabilir gelişme kısmı. Sonuç kısmında ise ulaştığınız sonucu yazmalısınız. Bu bölümü yazarken e-postayı yazarken neyi amaçladığınızı, amacınıza uygun yazıp yazmadığınızı bu sonuca göre belirleyebilirsiniz. Genel hatları ile bu metod ve yöntemleri uygulayarak etkili bir e-posta kaleme alabilirsiniz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir